Conforme más confianza desarrollo con mis Fundadoras de Marcas responsables, me siento muy honrada de que me permitan entrar más en sus preciadas Marcas Digitales, es de menos curiosa su reacción cuando descubren que no habían incluido las Ferias dentro de las Actividades que generan el tratamiento de datos.
Aunque la Protección de Datos Personales ¡Ya no es algo nuevo! Se desconocen todas sus implicaciones.
Una de ellas es que, debes contar con tu REGISTRO DE ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO, en el que aparecerá como una actividad de tratamiento «Las Ferias».
Las ferias como muchas formas de captación de datos personales ¡No se reconocen como tal! Y es un error que puede terminar en multa de la Autoridad de Control. Con mis clientas, el momento en el que detectamos que hace falta es cuando al realizar Auditoría hago recuento de actividades y hecho en falta la documentación de 1 o más actividades de tratamiento.
ERROR 1 QUE COMETES AL CAPTAR DATOS EN FERIAS: NO TENER REGISTRADA AL ACTIVIDAD Y PEDIR MÁS DATOS DE LOS NECESARIOS.
Por un lado, el Registro de Actividades de Tratamiento (RAT) es un documento que es obligatorio tener actualizado.
El RAT reflejará las ferias como actividad de tratamiento y todas las demás que realices con tu Marca Digital.
El RAT lo hace tu especialista en Protección de Datos, si no lo tienes mira mi completo servicio aquí.
Un punto importante que viene reflejado en el RAT es que tipología de datos se tratan y, aquí recomendarte que, tu proceso de protección esté alineado con tu objetivo principal de Marketing al acudir a esas Ferias, teniendo en cuenta:
- Agobiar lo menos posible a los interesados
- Pedir datos clave para estar en contacto con esa persona que realmente está interesada en tu oferta.
A veces es suficiente registrar PRIMER NOMBRE y EMAIL para entablar una comunicación fluida y enviar una oferta comercial. Y de verdad solo si es necesario y sobre todo, si tienes un protocolo mínimo en Privacidad, entonces sí que atrévete a pedir teléfono y otros datos.
ERROR 2 QUE COMETES AL CAPTAR DATOS EN FERIAS: NO TENER UN PROTOCOLO EN PRIVACIDAD.
Y este más que un error puede ser una consecuencia de dimensiones catastróficas, además de pedir los mínimos datos personales necesarios, deberás contar un protocolo básico en Privacidad, es decir, contar con un proceso que contemple:
- CUMPLIR EL DEBER DE INFORMAR. Dar a la persona el detalle básico de tu información como responsable del tratamiento de datos antes de empezar a registrar sus datos. Es decir, primero le informas quien eres y para que quieres sus datos y entonces si está de acuerdo, procedes al registro de los mismos ¡Transparencia e información!
- Dar a la persona una copia del registro in situ (en el lugar y en ese preciso momento de la captación).
- Tener debidamente estructurada la primera comunicación que vas a enviar a esa persona registrada en la feria.
- Disponer de un canal de ejercicio de derechos eficiente y funcional.
- Gestionar correctamente el tratamiento y sus etapas.
ERROR 3 QUE COMETES AL CAPTAR DATOS EN FERIAS: USAR UN LISTADO COMÚN PARA EL REGISTRO.
¡Este es un clásico de lo más peligroso! Como cuando entrabas en una Oficina de gobierno, registrabas de mínimo tu nombre, hora de llegada y firma, y además, podías consultar quién había entrado antes que tú.
¡Error! Por favor pon un #stopmalaspracticas de recogida de datos y evita usar una lista tipo tabla donde la persona que registras puede ver los datos de todos lo que se han registrado anteriormente en tu lista de interesados.
Creo que, poniendo un #stopmalaspracticas de estos 3 errores, sería un empezar más legal, correcto pero sobre todo realmente Protector de los Datos Personales de tus fans o potenciales clientes captados a través de Ferias.
No se trata de ¡Llevarse las manos a la cabeza ni caer en estrés! Ahora toca corregir estos errores, gestionar correcta y responsablemente los preciados datos de las personas interesadas en tu oferta. ¡No te agobies! Porque si necesitas ayuda para eso estoy aquí ¡Pulsa el botón y protégete protegiendo a las personas!
Hasta otro post queridas Autoras y Fundadoras!!!